Kondolenz im Beruf: Beileid an Kollegen, Kunden und Partner

Clara Leiser Veröffentlicht im Oktober 2026 · Lesezeit ca. 10 Min.

Ein Todesfall im Arbeitsumfeld stellt viele vor Fragen: Schreibt das Team eine gemeinsame Karte? Geht man zur Beerdigung? Wie teilt ein Unternehmen den Tod eines Mitarbeiters mit? Dieser Beitrag gibt Antworten mit Mustertexten für Kollegen, Kunden und Geschäftspartner.

Er erklärt außerdem, welche Freistellung Beschäftigten beim Tod eines nahen Angehörigen zusteht und wie Sie trauernde Kollegen nach ihrer Rückkehr unterstützen.

Wenn eine Kollegin oder ein Kollege trauert

Erfährt ein Team, dass jemand einen nahen Angehörigen verloren hat, ist die Unsicherheit oft groß. Manche möchten sofort etwas tun, andere fürchten, sich in Privates einzumischen. Ein Zeichen der Anteilnahme ist fast immer willkommen, solange es zurückhaltend bleibt.

Die Karte vom Team

Bewährt hat sich eine gemeinsame Trauerkarte, die eine Person organisiert und alle unterschreiben. Ein kurzer gemeinsamer Text steht vorn, darunter ist Platz für persönliche Zeilen. Wer der Kollegin näher steht, schreibt zusätzlich eine eigene Karte oder Nachricht.

Mustertext für die Teamkarte: „Liebe Frau Arslan, mit großer Betroffenheit haben wir vom Tod Ihres Vaters erfahren. Wir denken an Sie und Ihre Familie und wünschen Ihnen viel Kraft. Nehmen Sie sich die Zeit, die Sie brauchen. Wir freuen uns, wenn Sie wieder da sind, und halten Ihnen den Rücken frei. In stiller Anteilnahme, Ihr Team der Buchhaltung“

Das erste Wiedersehen

Wenn Sie der trauernden Kollegin zum ersten Mal begegnen, sprechen Sie den Verlust kurz an, statt ihn zu übergehen. „Es tut mir sehr leid um Ihren Vater“ genügt. Schweigen aus Unsicherheit wird oft als Desinteresse empfunden. Lange Gespräche im Großraumbüro oder in der Kaffeeküche sind dagegen unpassend; bieten Sie lieber an, sich später in Ruhe zu unterhalten.

Sammlung, Blumen und Kranz

In vielen Teams ist es üblich, Geld für Blumen, einen Kranz oder eine Spende zu sammeln. Achten Sie darauf, dass sich niemand zur Teilnahme gedrängt fühlt, und richten Sie sich nach den Wünschen der Familie. Steht in der Traueranzeige „statt Blumen“ ein Spendenzweck, spendet das Team besser dorthin.

Zur Beerdigung gehen

Ob Kollegen zur Beerdigung kommen sollen, hängt von der Nähe und von den Wünschen der Familie ab. Ist die Trauerfeier öffentlich angekündigt, sind einige Kolleginnen und Kollegen als Vertretung des Teams meist willkommen. Findet sie „im engsten Familienkreis“ statt, bleiben Sie fern und kondolieren schriftlich.

Freistellung beim Tod eines Angehörigen

Viele Beschäftigte fragen sich, ob sie nach dem Tod eines nahen Angehörigen bezahlt freigestellt werden. Das Gesetz kennt keinen ausdrücklichen „Sonderurlaub“, wohl aber eine allgemeine Regel: Nach § 616 BGB behalten Arbeitnehmer ihren Lohn, wenn sie für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit ohne eigenes Verschulden aus einem persönlichen Grund an der Arbeit gehindert sind.¹

Der Tod und die Beerdigung naher Angehöriger wie Ehe- oder Lebenspartner, Kinder oder Eltern gelten als ein solcher Grund.² Wie viele Tage es konkret sind, legt das Gesetz nicht fest. Arbeits- und Tarifverträge können die Regel konkretisieren oder einschränken.² Maßgeblich ist daher zuerst, was in Ihrem Vertrag oder dem geltenden Tarifvertrag steht.

Ein Beispiel ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst: Er sieht beim Tod der Ehegattin oder des Ehegatten, der Lebenspartnerin oder des Lebenspartners, eines Kindes oder eines Elternteils zwei Arbeitstage bezahlte Arbeitsbefreiung vor.³

Wenn die Zeit nicht reicht

Zwei Tage sind für Organisation, Beerdigung und den ersten Schock oft zu wenig. Viele Beschäftigte nehmen zusätzlich Urlaub oder sprechen mit der Führungskraft über flexible Lösungen wie Gleitzeit oder mobiles Arbeiten. Ist die Trauer so stark, dass Sie nicht arbeiten können, kann eine Ärztin oder ein Arzt Sie krankschreiben.

Beim Tod eines Freundes, einer Kollegin oder entfernter Verwandter besteht in der Regel kein Anspruch auf bezahlte Freistellung. Für die Beerdigung können Sie Urlaub oder Überstunden nehmen; viele Arbeitgeber zeigen sich hier entgegenkommend.

Wenn ein Mitarbeiter stirbt: die interne Mitteilung

Der Tod eines Mitarbeiters trifft ein Unternehmen oft unvorbereitet. Kolleginnen und Kollegen sind erschüttert, gleichzeitig muss die Arbeit weitergehen. Eine klare, einfühlsame Mitteilung hilft allen, mit der Nachricht umzugehen.

Reihenfolge und Abstimmung

Sprechen Sie mit den Angehörigen ab, was mitgeteilt werden darf, etwa ob die Todesursache genannt wird und ob Ort und Zeit der Trauerfeier weitergegeben werden.
Informieren Sie zuerst das engste Team persönlich, möglichst in einem Gespräch und nicht per Rundmail.
Verschicken Sie danach eine schriftliche Mitteilung an die übrigen Beschäftigten.
Benennen Sie eine Ansprechperson, die Fragen beantwortet und den Kontakt zur Familie hält.
Klären Sie, wer Kunden und externe Partner informiert, mit denen der Verstorbene zu tun hatte.

Mustertext für die interne Mitteilung

„Liebe Kolleginnen und Kollegen, wir müssen Ihnen heute die traurige Nachricht überbringen, dass unser Kollege Michael Brandt am 14. März im Alter von 54 Jahren verstorben ist. Herr Brandt war seit 18 Jahren in unserem Vertrieb tätig. Wir haben ihn als zuverlässigen, humorvollen und hilfsbereiten Kollegen geschätzt. Unser Mitgefühl gilt seiner Frau und seinen Kindern. Die Trauerfeier findet am 21. März um 11 Uhr auf dem Hauptfriedhof statt. Im Foyer liegt ab morgen ein Kondolenzbuch aus. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Sandra Weber. In stiller Trauer, die Geschäftsleitung“

Für die Benachrichtigung von Freunden, Vereinen oder Geschäftskontakten durch die Familie selbst gibt es eigene Musterbriefe.

Das Kondolenzschreiben des Unternehmens an die Familie

Neben persönlichen Karten der Kollegen schreibt meist auch die Geschäftsleitung oder die direkte Führungskraft an die Hinterbliebenen. Der Ton ist förmlicher als unter Kollegen, sollte aber nicht kühl wirken. Erwähnen Sie konkret, was den Verstorbenen ausgezeichnet hat.

„Sehr geehrte Frau Brandt, mit großer Bestürzung haben wir vom Tod Ihres Mannes erfahren. Michael Brandt hat unser Unternehmen 18 Jahre lang mitgeprägt. Seine Kunden schätzten seine Verlässlichkeit, seine Kolleginnen und Kollegen seinen Humor und seine Hilfsbereitschaft. Er wird uns sehr fehlen. Ihnen und Ihren Kindern sprechen wir im Namen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unser tief empfundenes Beileid aus. Wenn wir Sie in irgendeiner Weise unterstützen können, wenden Sie sich bitte jederzeit an mich. In aufrichtiger Anteilnahme, Thomas Albrecht, Geschäftsführer“

Praktisches für die Angehörigen

Ein Unternehmen kann der Familie viel Arbeit abnehmen, wenn es von sich aus anbietet, persönliche Gegenstände vom Arbeitsplatz zusammenzustellen und zu übergeben, und eine Ansprechperson für alle Fragen rund um das Arbeitsverhältnis nennt. Entgeltansprüche, die bis zum Tod entstanden sind, gehen wie das übrige Vermögen auf die Erben über.⁴

Manche Unternehmen veröffentlichen zusätzlich einen Nachruf in der Zeitung. Formulierungen dafür finden sich im Beitrag zu Texten für Traueranzeigen. Sprechen Sie Text und Erscheinungstermin vorher mit der Familie ab.

Kondolenz an Kunden und Geschäftspartner

Stirbt ein langjähriger Kunde, ein Geschäftspartner oder ein Angehöriger eines Ansprechpartners, ist ein kurzes Kondolenzschreiben eine Geste des Respekts. Es zeigt, dass die Beziehung mehr war als ein Geschäft.

Schreiben Sie auf dem Briefpapier des Unternehmens oder auf einer schlichten Karte, nicht per Standard-E-Mail mit Signatur und Werbebanner.
Unterschreiben sollte die Person, die den Kontakt gepflegt hat, gegebenenfalls zusammen mit der Geschäftsführung.
Verzichten Sie auf jeden geschäftlichen Inhalt, auf Hinweise zu laufenden Aufträgen und auf Werbung.
Fragen zu Verträgen und Ansprechpartnern klären Sie später in einem eigenen Schreiben.

Mustertext an Geschäftspartner

„Sehr geehrter Herr Kühn, mit Betroffenheit haben wir vom Tod Ihres Vaters, Herrn Werner Kühn, erfahren. Wir haben ihn über viele Jahre als fairen und weitsichtigen Geschäftspartner kennengelernt, dessen Wort galt. Ihnen und Ihrer Familie sprechen wir unser aufrichtiges Beileid aus und wünschen Ihnen in dieser schweren Zeit viel Kraft. Mit stillem Gruß, Andrea Lenz und das Team der Lenz GmbH“

Wenn ein Kunde verstirbt

Erfährt ein Dienstleister vom Tod eines Kunden, etwa eine Hausverwaltung oder ein Handwerksbetrieb, wirkt eine kurze, persönliche Karte an die Angehörigen meist besser als ein formelles Schreiben. Fragen zur Vertragsabwicklung gehören nicht in diese Karte.

Gedenken im Unternehmen und Rückkehr trauernder Kollegen

Wenn ein Mitarbeiter stirbt, brauchen auch die Kolleginnen und Kollegen einen Ort für ihre Trauer. Kleine Rituale helfen, den Verlust anzuerkennen, ohne den Arbeitsalltag lahmzulegen.

ein Kondolenzbuch, das später der Familie übergeben wird
ein Foto mit Kerze an einem ruhigen Ort, nach Absprache mit der Familie
eine Gedenkminute bei der nächsten Teambesprechung
die Möglichkeit, während der Arbeitszeit an der Trauerfeier teilzunehmen
ein Gedenken zum Jahrestag, etwa mit einer kurzen Erwähnung im Team

Wo es einen Betriebsarzt, eine Sozialberatung oder ein externes Beratungsangebot gibt, sollte das Unternehmen in der Mitteilung darauf hinweisen. Besonders nach einem plötzlichen Tod, etwa durch Unfall oder Suizid, kann professionelle Unterstützung für das Team wichtig sein.

Nach einem plötzlichen Tod

Stirbt ein Kollege unerwartet, etwa durch einen Unfall, einen Herzinfarkt oder durch Suizid, ist der Schock im Team besonders groß. Geben Sie Raum für Gespräche, auch während der Arbeitszeit, und lassen Sie Spekulationen über die Umstände nicht zu. Nach einem Suizid können sich auch Kolleginnen und Kollegen an den Selbsthilfeverband AGUS wenden, der Hinterbliebene und ihr Umfeld unterstützt.⁵

Wenn trauernde Kollegen zurückkommen

Die Rückkehr an den Arbeitsplatz ist für Trauernde oft ein schwerer Schritt. Viele wünschen sich Normalität, aber keine Gleichgültigkeit. Ein kurzer Satz zur Begrüßung genügt: „Schön, dass du wieder da bist. Es tut mir sehr leid um deine Mutter.“ Danach bestimmt die Kollegin selbst, ob sie mehr erzählen möchte.

Trauer kann sich auch körperlich zeigen, etwa durch Müdigkeit oder Schlafstörungen, und Alltag und Beruf über längere Zeit einschränken.⁶ Führungskräfte können entlasten, indem sie Aufgaben vorübergehend umverteilen, Termine flexibel handhaben und in regelmäßigen kurzen Gesprächen nachfragen, was hilft. Jahrestage und der erste Geburtstag des Verstorbenen sind oft besonders schwere Tage.

Fazit

Kondolenz im Beruf verlangt Fingerspitzengefühl: persönlich genug, um echte Anteilnahme zu zeigen, und zurückhaltend genug, um die Privatsphäre zu wahren. Eine gemeinsame Karte des Teams, eine abgestimmte interne Mitteilung und ein förmliches, werbefreies Schreiben an Kunden und Partner sind die bewährten Formen. Prüfen Sie im Arbeits- oder Tarifvertrag, welche Freistellung beim Tod eines Angehörigen gilt, und unterstützen Sie trauernde Kollegen nach ihrer Rückkehr mit Verständnis und flexiblen Lösungen.

Häufig gestellte Fragen

Was schreibt man einer Kollegin, deren Mutter gestorben ist?

Wenige, warme Sätze reichen, etwa: „Liebe Julia, es tut mir sehr leid, dass deine Mutter gestorben ist. Ich denke an dich und wünsche dir viel Kraft. Nimm dir die Zeit, die du brauchst, wir kümmern uns hier um alles.“ Bleiben Sie bei der gewohnten Anrede und verzichten Sie auf Fragen zu Krankheit oder Todesursache.

Wie viele Tage Sonderurlaub gibt es bei einem Todesfall?

Eine gesetzlich festgelegte Zahl von Tagen gibt es nicht. § 616 BGB sichert den Lohn für eine kurze Verhinderung, etwa wegen Tod und Beerdigung naher Angehöriger. Wie viele Tage gelten, regeln häufig Tarif- oder Arbeitsverträge; der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst sieht zum Beispiel zwei Arbeitstage vor. Prüfen Sie Ihren Vertrag oder fragen Sie die Personalabteilung.

Sollte man als Kollege zur Beerdigung gehen?

Wenn die Trauerfeier öffentlich angekündigt ist und Sie der verstorbenen Person oder der trauernden Kollegin nahestanden, ist Ihre Teilnahme meist willkommen. Bei einer Feier im engsten Familienkreis bleiben Sie fern. Größere Teams entsenden oft einige Kolleginnen und Kollegen. Die Arbeitszeit dafür müssen Sie in der Regel mit Ihrem Arbeitgeber absprechen.

Wie viel gibt man bei einer Sammlung für die Kollegin?

Eine feste Regel gibt es nicht. Üblich sind kleine Beträge, die jeder freiwillig und ohne Nachfrage gibt. Wichtiger als die Summe ist, dass sich niemand gedrängt fühlt. Das Geld fließt meist in Blumen, einen Kranz oder eine Spende im Sinne der Familie, die gemeinsame Karte nennt dann alle Beteiligten.

Was schreibt ein Unternehmen auf LinkedIn beim Tod eines Mitarbeiters?

Ein öffentlicher Beitrag sollte nur mit Zustimmung der Familie erscheinen. Er nennt Name, Funktion und Zugehörigkeit zum Unternehmen, würdigt in ein, zwei Sätzen, was die Person ausgezeichnet hat, und spricht der Familie Beileid aus. Todesursache, Bilder ohne Erlaubnis und jeder geschäftliche Bezug gehören nicht hinein.

Quellen