Sterbeurkunde beantragen: Wo, wie und welche Unterlagen

Ohne Sterbeurkunde lässt sich nach einem Todesfall kaum etwas regeln: Rente, Bank, Versicherungen und Nachlassgericht verlangen sie als Nachweis. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie die Urkunde beim richtigen Standesamt beantragen, welche Unterlagen Sie brauchen und wer dazu berechtigt ist.

Vieles davon übernimmt in der Praxis das Bestattungsunternehmen. Es hilft trotzdem, die Schritte zu kennen: Sie wissen dann, welche Papiere Sie heraussuchen sollten, und können später selbst weitere Urkunden anfordern.

Was die Sterbeurkunde ist und was auf ihr steht

Die Sterbeurkunde ist eine Personenstandsurkunde. Das Standesamt stellt sie aus, nachdem es den Sterbefall im Sterberegister eingetragen hat. Sie ist der amtliche Nachweis, dass ein Mensch gestorben ist, und wird überall dort verlangt, wo Rechte und Pflichten der verstorbenen Person geregelt werden müssen.

Welche Angaben die Urkunde enthält, schreibt das Personenstandsgesetz vor: Vor- und Familienname, Ort und Tag der Geburt, der letzte Wohnsitz und der Familienstand, Angaben zum Ehe- oder Lebenspartner sowie Sterbeort und Zeitpunkt des Todes.⁴ Eine Todesursache steht nicht darauf. Das schützt die Privatsphäre der verstorbenen Person, denn die Urkunde geht an viele Stellen.

Sterbeurkunde und Totenschein sind zwei verschiedene Dokumente

Der Totenschein, amtlich Todesbescheinigung, wird von der Ärztin oder dem Arzt nach der Leichenschau ausgefüllt. Er enthält in einem vertraulichen Teil auch die Todesursache und die Todesart. Für das Standesamt ist er die Grundlage der Beurkundung, für den Alltag der Angehörigen aber kaum von Bedeutung. Die Sterbeurkunde dagegen ist das Dokument, das Sie für Behörden, Banken und Verträge brauchen.

Erst die Anzeige beim Standesamt, dann die Urkunde

Bevor es eine Sterbeurkunde gibt, muss der Tod dem Standesamt angezeigt werden. Zuständig ist das Standesamt, in dessen Bezirk der Mensch gestorben ist. Die Anzeige muss dort spätestens am dritten Werktag nach dem Tod eingehen.¹ Wer im Urlaub in einer anderen Stadt stirbt, wird also dort beurkundet, auch wenn er ganz woanders gewohnt hat.

Wer die Anzeige erstatten muss, ist gesetzlich geregelt, und zwar in einer festen Reihenfolge: zuerst jede Person, die mit der verstorbenen Person in häuslicher Gemeinschaft gelebt hat, dann die Person, in deren Wohnung der Tod eingetreten ist, und schließlich jede andere Person, die beim Tod dabei war oder aus eigenem Wissen davon weiß.² Stirbt jemand im Krankenhaus, im Pflegeheim oder in einer ähnlichen Einrichtung, zeigt die Einrichtung den Tod schriftlich an.³

In der Praxis übernimmt fast immer das beauftragte Bestattungsunternehmen den Gang zum Standesamt. Es reicht die Unterlagen ein und holt die Sterbeurkunden ab.⁹ Wer die Anzeige versäumt oder verspätet erstattet, obwohl er dazu verpflichtet ist, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann.⁷ Das betrifft vor allem Fälle, in denen niemand einen Bestatter beauftragt.

Wenn Polizei oder Staatsanwaltschaft ermitteln

Ist die Todesart ungeklärt oder gibt es Hinweise auf einen nicht natürlichen Tod, wird der Sterbefall erst eingetragen, wenn die zuständige Behörde ihn schriftlich anzeigt.³ Bis dahin kann es einige Tage dauern, und auch die Bestattung muss warten. Das Bestattungsunternehmen steht in solchen Fällen meist mit Polizei und Standesamt in Kontakt und sagt Ihnen, wann die Urkunden vorliegen.

Die Anzeige selbst ist kostenlos. Gebühren fallen erst für die Urkunden an, die das Standesamt danach ausstellt.

Wen das Standesamt von sich aus informiert

Nach der Beurkundung benachrichtigt das Standesamt mehrere Stellen: unter anderem die Meldebehörde, das Standesamt, das die Geburt beurkundet hat, das Gesundheitsamt, das für die Erbschaftsteuer zuständige Finanzamt und die Registerbehörde für Testamente. Sind Kinder oder die verstorbene Person minderjährig, gehen Mitteilungen auch an Familiengericht und Jugendamt.¹¹ So erfährt zum Beispiel das Nachlassgericht über das Testamentsregister von einem hinterlegten Testament.

Viele andere Stellen erfahren dagegen nichts vom Standesamt. Banken, Versicherungen, Vermieter, Arbeitgeber und Vertragspartner müssen Sie selbst informieren, in der Regel mit einer Kopie oder einem Exemplar der Sterbeurkunde.

Diese Unterlagen braucht das Standesamt

Damit das Standesamt den Sterbefall eintragen kann, muss es die Identität und den Familienstand der verstorbenen Person zweifelsfrei feststellen. Deshalb verlangt es neben der ärztlichen Todesbescheinigung auch Urkunden aus dem Leben des Verstorbenen. Alle Dokumente sollten im Original vorliegen.⁹

• Ärztliche Todesbescheinigung (Leichenschauschein)
• Personalausweis oder Reisepass der verstorbenen Person
• Geburtsurkunde der verstorbenen Person
• Bei Verheirateten: Eheurkunde oder beglaubigter Auszug aus dem Eheregister
• Bei eingetragener Lebenspartnerschaft: Lebenspartnerschaftsurkunde
• Bei Geschiedenen: Eheurkunde und rechtskräftiges Scheidungsurteil
• Bei Verwitweten: Eheurkunde und Sterbeurkunde des früheren Ehepartners
• Gegebenenfalls Nachweis des letzten Wohnsitzes, etwa eine Meldebescheinigung
• Ausweis der Person, die den Tod anzeigt, und bei Beauftragung eine Vollmacht

Hatte die verstorbene Person minderjährige Kinder, möchte das Standesamt oft auch deren Geburtsurkunden sehen. Urkunden in einer fremden Sprache brauchen in der Regel eine beglaubigte Übersetzung. Welche Unterlagen im Einzelfall genau verlangt werden, unterscheidet sich etwas von Standesamt zu Standesamt. Ein kurzer Anruf vorab erspart einen zweiten Weg.

Wer eine Sterbeurkunde beantragen darf

Sterbeurkunden enthalten persönliche Daten. Deshalb bekommt sie nicht jeder, der danach fragt. Ohne weiteren Nachweis erhalten sie der Ehegatte oder eingetragene Lebenspartner sowie Verwandte in gerader Linie, also Kinder, Enkel, Eltern und Großeltern.⁵

Geschwister der verstorbenen Person müssen ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen, zum Beispiel weil sie den Nachlass ordnen oder die Bestattung organisieren. Alle anderen Personen brauchen ein rechtliches Interesse. Das haben etwa Erben, die ein Testament vorlegen, oder Gläubiger, die eine Forderung gegen den Nachlass geltend machen. Beantragen darf nur, wer mindestens 16 Jahre alt ist.⁵

Als Nachweis eines rechtlichen Interesses dienen zum Beispiel ein Erbschein, ein eröffnetes Testament mit dem Eröffnungsprotokoll des Nachlassgerichts oder ein Grundbuchauszug. Legen Sie solche Unterlagen dem Antrag gleich bei, dann muss das Standesamt nicht nachfragen.

Mit Vollmacht für andere handeln

Berechtigte können eine andere Person schriftlich bevollmächtigen, etwa eine Freundin, einen Anwalt oder das Bestattungsunternehmen. Der Vollmacht sollte eine Kopie des Ausweises der vollmachtgebenden Person beiliegen.

Anders kann es bei einer Vorsorgevollmacht sein, die ausdrücklich über den Tod hinaus gilt. Ob ein Standesamt sie für den Urkundenantrag anerkennt, sollten Sie im Einzelfall klären.

Ablauf: Der Antrag Schritt für Schritt

Hat das Bestattungsunternehmen die ersten Urkunden schon abgeholt, brauchen Sie sich um den Antrag meist nicht mehr zu kümmern. Benötigen Sie später weitere Exemplare oder haben Sie keinen Bestatter beauftragt, beantragen Sie die Urkunde selbst. Zuständig bleibt immer das Standesamt, das den Sterbefall beurkundet hat.

1. Zuständiges Standesamt ermitteln: Es ist das Standesamt des Sterbeorts, bei Krankenhäusern also oft nicht das des Wohnorts.
2. Weg wählen: persönlich nach Termin, schriftlich per Brief oder online über das Serviceportal der Stadt oder des Landes.
3. Angaben bereithalten: vollständiger Name, Geburtsdatum, Sterbedatum und Sterbeort der verstorbenen Person.
4. Berechtigung belegen: Ausweis, bei Bedarf Nachweis der Verwandtschaft, des rechtlichen Interesses oder eine Vollmacht.
5. Verwendungszweck angeben, denn für manche Zwecke sind Urkunden gebührenfrei.
6. Gebühr bezahlen: vor Ort bar oder mit Karte, online meist per elektronischer Zahlung oder Überweisung.
7. Urkunde abholen oder per Post erhalten und auf Fehler prüfen.

Beim persönlichen Termin prüft das Standesamt Ihren Ausweis und Ihre Berechtigung und stellt die Urkunde oft sofort aus. Bei schriftlichen und Online-Anträgen kommt sie per Post, was je nach Standesamt einige Tage bis wenige Wochen dauern kann. Brauchen Sie die Urkunde für eine dringende Angelegenheit, sagen Sie das bei der Antragstellung dazu.

Viele Städte bieten den Antrag inzwischen online an. In Berlin etwa geben Sie im Serviceportal die Daten der verstorbenen Person ein, wählen die Art der Urkunde und den Verwendungszweck, und die Urkunde kommt per Post.⁸ Achten Sie darauf, das offizielle Portal Ihrer Stadt oder Ihres Landes zu nutzen. Private Vermittlungsseiten im Internet leiten den Antrag nur weiter und verlangen dafür oft zusätzliche Gebühren.

Eine Sterbeurkunde kostet in vielen Städten zwischen 10 und 15 Euro, weitere gleichzeitig bestellte Exemplare sind günstiger.⁸ Wie viele Urkunden sinnvoll sind und wann sie gebührenfrei ausgestellt werden, lesen Sie im eigenen Beitrag zu Kosten und Anzahl.

Fehler in der Urkunde und besondere Fälle

Prüfen Sie jede Urkunde gleich nach Erhalt: Sind Namen, Geburtsdatum und Sterbedatum richtig geschrieben, stimmen Familienstand und Wohnort? Ein Tippfehler kann später bei Bank oder Nachlassgericht zu Rückfragen führen.

Offenkundige Schreibfehler berichtigt das Standesamt selbst. Auch andere falsche oder unvollständige Angaben kann es korrigieren, wenn der richtige Sachverhalt durch Personenstandsurkunden belegt ist, etwa durch eine Geburts- oder Eheurkunde.⁶ Bringen Sie deshalb die Urkunde mit, aus der sich die richtige Angabe ergibt. Vor einer Berichtigung werden die Beteiligten angehört.

Lässt sich ein Fehler nicht auf diesem Weg beheben, kann ein abgeschlossener Registereintrag nur auf Anordnung des Gerichts berichtigt werden. Den Antrag dafür können alle Beteiligten stellen, also auch Angehörige, außerdem das Standesamt selbst.¹⁰ Das Standesamt berät Sie, welcher Weg in Ihrem Fall in Frage kommt.

Sterbefälle, die lange zurückliegen

Auch Jahrzehnte nach einem Todesfall lässt sich noch eine Sterbeurkunde beschaffen, etwa für eine Erbschaft oder die Familienforschung. Die Sterberegister werden beim Standesamt 30 Jahre lang fortgeführt und danach den zuständigen Archiven angeboten. In Berlin wenden Sie sich für ältere Sterbefälle zum Beispiel an das Landesarchiv.⁸ Wissen Sie nicht mehr, wo genau jemand gestorben ist, kann eine Suche nötig werden, die manche Standesämter nur gegen Gebühr übernehmen.

Tod im Ausland

Stirbt ein Mensch im Ausland, stellt zunächst die Behörde des Sterbelands die Sterbeurkunde aus. Ein deutsches Standesamt beurkundet den Tod nur auf Antrag nach. Wie das abläuft und welche Dokumente dafür nötig sind, steht im Beitrag zum Todesfall im Ausland.

Passend dazu Todesfall im Ausland Was Angehörige bei einem Todesfall im Ausland tun müssen, von der Botschaft bis zur deutschen Sterbeurkunde, lesen Sie hier.

Fazit

Die Sterbeurkunde kommt vom Standesamt des Sterbeorts, und der Weg dorthin beginnt mit der Anzeige innerhalb von drei Werktagen. Meist erledigt das der Bestatter, Sie liefern die Unterlagen: Todesbescheinigung, Ausweis, Geburts- und gegebenenfalls Eheurkunde. Suchen Sie diese Papiere als Nächstes heraus und klären Sie mit dem Bestatter, wie viele Urkunden er gleich mitbringen soll.

Häufig gestellte Fragen

Quellen

1. § 28 PStG – Anzeige eines Sterbefalls (gesetze-im-internet.de)
2. § 29 PStG – Anzeige durch Personen (gesetze-im-internet.de)
3. § 30 PStG – Anzeige durch Einrichtungen und Behörden (gesetze-im-internet.de)
4. § 60 PStG – Sterbeurkunde (gesetze-im-internet.de)
5. § 62 PStG – Urkundenerteilung, Auskunft, Einsicht (gesetze-im-internet.de)
6. § 47 PStG – Berichtigung nach Abschluss der Beurkundung (gesetze-im-internet.de)
7. § 70 PStG – Bußgeldvorschriften (gesetze-im-internet.de)
8. Service Berlin: Sterbeurkunde beantragen (Stand 2026)
9. Service Berlin: Sterbefall melden (Stand 2026)
10. § 48 PStG – Berichtigung auf Anordnung des Gerichts (gesetze-im-internet.de)
11. § 60 PStV – Mitteilungen bei Beurkundung im Sterberegister (gesetze-im-internet.de)